4 dicas para gerenciar uma equipe remota de exportação com sucesso

A menos que você lide com todas as partes do processo de exportação sozinho, ser um exportador significa coordenar os esforços de uma equipe de pessoas dentro e fora da sua empresa para garantir que suas mercadorias cheguem ao destino final dentro do prazo, dentro do orçamento, sem danos e sem surpresas. 

Isso já é difícil o suficiente quando todos trabalham no mesmo escritório. Mas quando você está trabalhando com uma equipe remota, enfrenta novos desafios. Essa é a realidade de muitas organizações desde o início da pandemia pela covid-19 em 2020 e que, por provarem e prosperarem, mantêm-se até os dias de hoje, pelo menos em um modelo híbrido de trabalho. 

Acordos de trabalho remoto e flexíveis devem durar. A maioria das empresas planeja continuar permitindo que suas equipes trabalhem remotamente pelo menos parte do tempo e impressionantes 97% dos funcionários em busca de emprego procuram apenas acordos de trabalho totalmente remoto ou híbridos. Por esse motivo, a gestão habilidosa de equipes remotas de exportação será crucial para o crescimento de negócios globais. 

Neste artigo, discutiremos 4 dicas para gerenciar uma equipe remota de exportação com sucesso. Algumas dessas dicas se aplicam amplamente a qualquer setor, enquanto outras são específicas do comércio internacional. Todas valem a pena considerar! 

4 melhores práticas para gerenciar uma equipe de exportação remota 

1 – Decida se um cronograma de trabalho síncrono ou assíncrono funciona melhor para sua equipe. 

Você permitirá que seus funcionários trabalhem de acordo com seus próprios horários ou deseja sincronizá-los pelo menos parte do dia, para que todos trabalhem durante o horário comercial principal? Existem prós e contras para ambos, mas para os exportadores, o trabalho síncrono pode ser a melhor escolha. 

Considere suas operações diárias: 

• Você precisa de conversas rápidas e contínuas entre os funcionários ao longo do dia? 
• Com que rapidez os funcionários precisam reagir para manter uma exportação em movimento? 
• Quantas peças-chave seriam interrompidas pelos horários assíncronos? 

É provável que ter sua equipe online durante as horas de trabalho consistentes seja preferível a tê-los trabalhando sempre que for conveniente para eles. Essa decisão informará todas as outras decisões que você tomará, bem como gerenciará sua equipe. 

2 – Estabeleça processos fortes de comunicação interna e externa. 

As empresas precisam garantir que os membros de sua equipe de exportação possam se comunicar entre si enquanto trabalham remotamente tão bem ou melhor do que quando todos estavam no escritório. Mas também precisam garantir que suas equipes estejam se comunicando bem com pessoas fora de sua empresa, incluindo seus clientes (os importadores), seus parceiros da cadeia de suprimentos como despachantes e transportadoras e outros parceiros externos como seus bancos e advogados. 

As equipes de exportação precisam das ferramentas e soluções certas para concluir seu trabalho de forma eficiente. Além das ferramentas de comunicação padrão, um software de colaboração baseado em nuvem ajuda sua equipe a enviar e receber faturas, documentos de vendas e remessas em todo o mundo. 

As melhores práticas e ferramentas de comunicação interna incluem: 

• Agendamento de verificações consistentes com sua equipe remota. Defina uma reunião recorrente semanal ou quinzenal e mantenha-a; 

• Use ferramentas de videoconferência sempre que possível; 
• Padronize os métodos de comunicação para sua equipe. Você usará uma plataforma de mensagens como Slack, e-mail ou outra ferramenta?; 
• Crie ou esclareça expectativas e políticas de comunicação e inclua-as em um manual do funcionário. 

Ao lidar com a comunicação externa, os gerentes devem criar e monitorar processos que padronizam como as informações são transmitidas. Seus vários departamentos precisam ser consistentes na forma como lidam e falam com clientes, fornecedores e qualquer outra parte externa com a qual eles se depararão durante uma transação de exportação. 

Independentemente se a sua equipe de exportação estiver localizada em um escritório central, trabalhar remotamente ou em um modelo híbrido, todas as práticas de comunicação interna e externa devem seguir o que foi estabelecido em seu Programa de Conformidade de Exportação (ECP, na sigla em inglês). 

Um ECP analisa informações e decisões individuais e as organiza em um sistema integrado. É um programa que pode ser estabelecido para gerenciar decisões e transações relacionadas à exportação, garantindo a conformidade com as regulamentações governamentais de exportação adequadas, como as Regulamentações de Administração de Exportação (EAR, na sigla em inglês) e as Regulamentações de Comércio Exterior (FTR, na sigla em inglês), entre outras. 

Criar um ECP para sua empresa requer trabalho, mas vale a pena para a saúde do seu negócio, especialmente se você estiver reavaliando como sua equipe trabalha.  

3 – Encontre e use as melhores ferramentas. 

Você não só vai querer utilizar ferramentas para comunicação interna eficiente, mas também encontrar e garantir que toda a sua equipe tenha acesso aos mesmos tipos de ferramentas que teriam em um ambiente de escritório. 

Uma maneira de otimizar os processos de exportação em uma equipe remota é implementar software de gerenciamento de projetos e ferramentas de colaboração. Algumas opções incluem Trello, Asana, Teamwork, Zoho ou software proprietário específico para sua indústria. Essas ferramentas diminuem a chance de erros, já que a equipe remota pode se conectar e verificar o painel para ver a agenda diária. Como resultado, a eficiência aumenta, o que impacta positivamente na produtividade. 

Para exportadores, especificamente, é importante ter acesso a ferramentas que simplifiquem os processos de vendas e facilitem a finalização de negócios. Isso pode incluir: 

• Cotações online, faturas proforma e contratos de vendas; 
• Certificados de Origem eletrônicos; 
• Outros formulários necessários no processo de exportação; 
• Ferramentas de contra-assinatura digital; 
• Faturamento online; 
• Tecnologias de carimbo digital e assinatura.

4 – Automatize onde for possível. 

Gerenciar uma equipe remota de exportação pode ser difícil porque todos precisam estar em constante comunicação para eliminar atrasos no envio. Por essa razão, automatizar processos para reduzir a carga de trabalho dos funcionários e melhorar a comunicação é o caminho ideal! Uma das coisas mais cruciais que os exportadores podem automatizar? Sua documentação. 

Com um software confiável e de qualidade, você pode criar documentos de exportação precisos de forma mais rápida e fácil e mais: 

Melhorar a precisão dos seus documentos.  

Ao eliminar a entrada redundante de dados, um software de automatização não apenas torna a criação de documentos mais rápida, mas também ajuda a eliminar erros tipográficos e inconsistências em documentos que podem atrasar remessas e pagamentos. 

Permanecer em conformidade em uma equipe remota.  

Do ponto de vista de conformidade, um software de automatização é indispensável ao compliance, pois garante que sua equipe esteja em conformidade em todos os aspectos da exportação, ajudando sua empresa a evitar multas e outras penalidades onerosas. Muitas ferramentas incluem triagem de partes restritas, determinações de licenças de exportação e determinação de documentos. 

Se isso parece algo que sua equipe remota precisa, avalie seu gerenciamento e coloque essas dicas em prática para que o seu negócio prospere ainda mais, junto de seus funcionários! 

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