O que procurar ao contratar um especialista em documentação de exportação

Se sua empresa exporta, você precisa ter certeza de que está criando um conjunto completo de documentos de exportação precisos para cada remessa, ou suas remessas podem ser retidas pela alfândega, seus custos de remessa e entrega podem ser muito mais altos do que o esperado, você pode ter problemas sendo pago em tempo hábil e você pode enfrentar penalidades por violar os regulamentos de importação e exportação. Para reduzir a chance de enfrentar esses problemas e garantir que você use a documentação de exportação adequada, convém contratar um especialista em documentação de exportação para gerenciar as responsabilidades da documentação.  

Por que você precisa de um especialista em documentação de exportação 

Ter um especialista em documentação de exportação dedicado garante que alguém seja responsável pela primeira etapa da jornada de exportação – preencher com precisão os documentos de exportação corretos. 

A contratação de um especialista em documentação de exportação confere um maior profissionalismo à sua empresa, pois garante que pelo menos uma pessoa conheça por completo os trâmites e requisitos da documentação e seja responsável pela elaboração da papelada que fará com que os embarques saiam do país para seus clientes.  

Por outro lado, dividir as responsabilidades entre várias pessoas diferentes significa que nenhuma pessoa é especificamente responsável pelo trabalho e nenhum funcionário se sente capacitado para enfrentar os desafios à medida que surgem. Isso também significa que ninguém faz dos documentos de exportação precisos sua prioridade. Isso leva a erros que, na exportação, são caros e embaraçosos e, se ocorrerem erros de conformidade, podem colocar você em maus lençóis. 

Responsabilidades do trabalho do especialista em documentação de exportação 

Um especialista em documentação de exportação prepara os documentos de exportação necessários para vários destinos internacionais. Isso parece bastante simples, mas dependendo do tamanho da sua empresa e da quantidade de exportações que ela faz, um especialista em documentação de exportação pode supervisionar todo o processo de documentação de sua equipe interna, incluindo vendas, atendimento ao cliente, logística e almoxarifado e sua equipe externa parceiros, como seus despachantes, transportadoras, entre outros. 

As responsabilidades e deveres típicos do trabalho incluem: 

• Comunicação e negociação com despachantes e transportadoras para obter os conhecimentos de embarque originais e avaliados no prazo com informações precisas; 
• Comunicação com departamentos internos e externos apropriados, agentes de carga, bancos comerciais e clientes, quando necessário; 
• Correspondência com clientes para aprovação de documentos; 
• Criar, reunir e enviar os documentos de exportação aplicáveis ​​exigidos pelos requisitos do país de acordo com as leis e regulamentos de exportação e importação; 
• Ajudar a manter os arquivos de exportação em um sistema organizado e manter os registros de remessa atualizados e precisos (para isso, o ideal é utilizar um software); 
• Pesquisar as reivindicações de exportação relacionadas à demurrage e detenção em tempo hábil; 
• Auxiliar na criação de faturas; 
• Acompanhar fornecedores para garantir a entrega pontual de todos os documentos necessários; 
• Revisar documentos comerciais; 
• Certificar-se de que os clientes, departamentos e/ou outras partes necessárias sejam mantidos totalmente informados sobre as providências e o status do transporte regularmente, desde a partida até a chegada das mercadorias; 
• Acompanhar cada remessa de exportação e acompanhar as datas de partida e chegada alteradas.

Qualificação de um Especialista em Documentação de Exportação 

Embora não haja uma lista padrão de requisitos para um especialista em documentação de exportação, os candidatos para a função devem ter as seguintes qualificações: 

• Empregos competitivos exigem um diploma de bacharel ou superior em cadeia de suprimentos global ou área relacionada, ou experiência anterior em remessa internacional ou cadeia de suprimentos; 
• Experiência anterior com importação/exportação e entendimento das operações e agenciamento de cargas; 
• Conhecimento de diferentes condições de pagamento internacional; 
• Proficiência em software de escritório padrão, incluindo processamento de texto e planilhas, bem como software de documentação de exportação; 
• Disposição para ajudar outros departamentos a atender aos requisitos do cliente; 
• Forte comunicação e habilidades interpessoais. 

Por fim, um empregador precisa ter altos níveis de confiança no indivíduo contratado para esse cargo, pois ele está trabalhando em uma área que provavelmente criou problemas para suas operações no passado. 

Quando contratar um coordenador de exportação 

Embora as empresas que estão apenas começando a exportar e fazer um pequeno número de remessas internacionais possam não conseguir contratar um especialista em documentação em tempo integral, é importante atribuir essas funções a uma pessoa ou a um pequeno grupo de pessoas, para que possam entender suas responsabilidades e certificar-se de que estão cumprindo os regulamentos, pois mesmo as pequenas empresas podem enfrentar penalidades substanciais por violações.  

À medida que sua exportação cresce, você pode querer criar uma posição de especialista em documentação de exportação interna dedicada. Algumas empresas tentam evitar as responsabilidades de documentação de exportação terceirizando essas tarefas, como para seus despachantes de carga ou provedores terceirizados de logística.  

Embora as empresas devam confiar absolutamente em seus parceiros comerciais, como despachantes de carga, para fornecer orientação e assistência com documentos de exportação e outras partes de suas transações internacionais, eles não conhecem as operações, produtos e clientes de sua empresa tão bem quanto você. Confie em sua assistência e experiência, mas entenda que você é o responsável final pela precisão de sua documentação. 

Quer você tenha uma única pessoa atuando como especialista em documentação da sua empresa ou contar com uma equipe de pessoas para fazer o trabalho, é importante fornecer a eles o treinamento contínuo de que precisam para se manterem atualizados sobre os regulamentos e as melhores práticas atuais e fornecer a eles as ferramentas de que precisam para ter sucesso. 

Embora nem todas as empresas devam contratar um especialista em documentação de exportação imediatamente, isso é recomendado para a maioria das empresas, mesmo que inicialmente pareça difícil contratar alguém para a função. Com o tempo (e provavelmente mais cedo do que você pensa), você verá os problemas que sua empresa enfrentava com a exportação começarem a desaparecer, e, potencialmente, até o volume de suas vendas aumentarão. 

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