Como garantir Compliance no Comércio Exterior?

Em linhas gerais, chamamos de compliance o conjunto de procedimentos e boas práticas que garantem a conformidade da atuação da empresa com as leis e com os regramentos, sejam eles no âmbito internacional, federal, estadual, municipal, ou até mesmo, dentro do âmbito da própria empresa, como é o caso das regras corporativas a serem seguidas.

Porém, dentro do Comércio Exterior, este conjunto de regras também é frequentemente chamado de trade compliance, já que envolve toda uma cadeia de indivíduos, órgãos e corporações englobadas pelas transações de importação e exportação.

Provando que o tema é essencial e merece ser foco de atenção por todos aqueles negócios que tenham relação com o Comex, temos de forma cada vez mais comum dentro das empresas do segmento a figura do Trade Compliance Officer, um profissional exclusivamente voltado a garantir a aplicação das leis e regras de compliance em todas as atividades da empresa, aconteçam elas dentro ou fora da corporação.

Este profissional será o responsável por estruturar, implementar e garantir a fiscalização do cumprimento das regras.

Não apenas em um procedimento em si, mas sim, em um ciclo estruturado, ou seja: em cada ponto onde a regulamentação e padronização de procedimentos de comércio exterior seja necessária, dentro de todos os níveis da companhia.

Independente de uma empresa ter ou não a capacidade de contar com um Trade Compliance Officer, o importante mesmo é saber o que, de fato, pode e precisa ser bem desenhado dentro dos processos da companhia para garantir a governança e o trade compliance. Por isso, listamos abaixo os pilares desta filosofia para que você possa passar a aplicá-la dentro do seu negócio.

– Processos robustos

– Controles eficientes

– Transparência

– Visibilidade

O trade compliance tem basicamente os mesmos objetivos do compliance, mas é especificamente voltado a toda a cadeia de operadores do comércio exterior, que vão desde os fornecedores terceirizados, como transportadoras, operadores logísticos e despachantes, até os órgãos governamentais, como as aduanas e secretarias.

Por isso, na prática, estes pontos se traduzem em ações que têm impacto tanto na empresa em si como no ambiente externo, como por exemplo:

Gestão interna:

– Implementar política que visa coibir e evitar práticas corruptas;

– Contar com uma lista de procedimentos padronizados, claros e registrados para cada setor, atividade e profissional dentro da empresa;

– Oferecer treinamentos e conscientização constantes quanto às necessidades de cumprimento das regras;

– Implementar programas de melhoria contínua e canais de denúncias;

– Política de penalizações e incentivo às boas práticas;

Gestão externa:

– Garantir políticas e procedimentos em conformidade com as regulamentações a que suas operações estejam sujeitas, nacional ou internacionalmente;

– Garantir uma correta classificação de mercadorias;

– Comprometer-se com o correto pagamento de tributos e outros encargos;

– Garantir o pleno cumprimento dos INCOTERMS;

– Correta apresentação das documentações que amparam as atividades da empresa;

– Mapeamento e gerenciamento de riscos;

– Política de cumprimento do código de conduta da empresa para fornecedores terceiros;

E não é apenas para garantir o cumprimento das leis que o trade compliance é importante. Com a chegada da Lei Anticorrupção, em 2013, a lisura na atuação das empresas se tornou um ponto fundamental até mesmo na garantia de fechamento de negócios, especialmente em se tratando de médias e grandes corporações – e, em consequência disso, um ponto que começa a ser valorizado até mesmo pelas pequenas empresas.

Assim, para ser classificada como uma boa empresa para se realizar trocas comerciais, a atuação da companhia no comércio exterior precisa estar de acordo com os preceitos considerados legais, morais e éticos por outras empresas com as quais tenha a intenção de realizar transações.

Ou seja: estar de acordo com o que prevê o trade compliance é não apenas uma escolha, mas um passo fundamental para garantir a sustentabilidade dos negócios.

Se você deseja conhecer mais sobre como adaptar seus processos de importação e exportação para estarem de acordo com o trade compliance, converse com um especialista Quirius.